ERP-Systeme: Wettbewerbsfähige Unternehmen brauchen sie

ERP-Systeme sind in aller Munde. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung und der Industrie 4.0 gewinnen sie stetig an Bedeutung. Seit den 1980er Jahren, in denen die ersten ERP-Systeme entwickelt wurden, haben sich sowohl die ERP-Funktionen als auch der Kreis der Nutzer stetig erweitert. Und der Trend ist ungebrochen. Für die Zukunft wird ein weiteres starkes Wachstum prognostiziert, denn aufgrund des internationalen Wettbewerbs und der sich stetig verändernden Marktanforderungen wird es immer wichtiger ein Unternehmen strategisch zu führen – auch für Start-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Was ERP konkret bedeutet, welche Vorteile es bietet und worauf bei der Einführung eines ERP-Systems zu achten ist, erklären wir in diesem Artikel.

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Was bedeutet ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning oder auch Unternehmensressourcenplanung. Damit ist die unternehmerische Aufgabe gemeint, sämtliche vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens wie Personal, Material oder Finanzen im Blick zu haben – sprich zu planen, zu verwalten und zu steuern. Ziele des Enterprise Resource Planning sind die Entwicklung des Unternehmens, die Steigerung der Produktivität und der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit. Um die Prozesse zu planen und zu steuern, wird eine so genannte ERP-Software eingesetzt. Diese hat einen modularen Aufbau und besteht in der Regel aus Basisanwendungen und Add-ons, die je nach Unternehmensbedarf ergänzt werden können. Das konkrete Angebot ist abhängig vom ERP-Anbieter.

Der Nutzen von ERP-Systemen

Ein Enterprise-Resource-Planning-System ist das zentrale Element, das zur Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation eingesetzt wird. Es gibt spezielle Module für einzelne Bereiche und eine gemeinsame Datenbank, um alle Informationen und Daten miteinander verknüpfen zu können. Das ist wichtig, denn all diese unterschiedlichen Stränge hängen im Unternehmen zusammen. Und genau darin liegt auch schon der Nutzen. Dank eines gemeinsamen Systems können Planungen unternehmensweit – auch über mehrere Standorte hinweg – vorgenommen werden. Weitere Vorteile sind:

  • eine höhere Produktivität
  • mehr Transparenz zwischen den Abteilungen und Geschäftsbereichen
  • schnelle und umfassende Auswertungen
  • eine schlankere IT
  • eine höhere Agilität

Wenn man diese Vorteile betrachtet, wird schnell klar, warum Enterprise Resource Planning häufig als das „zentrale Nervensystem“ eines Unternehmens oder einer Organisation bezeichnet wird.

Unterschied zwischen ERP-Systemen und Warenwirtschaftsprogrammen

Im allgemeinen Verständnis werden ERP-Software und Warenwirtschaftsprogramme häufig als gleichwertig betrachtet. Doch damit schmälert man das Potenzial von ERP-Systemen, denn diese sind wesentlich umfangreicher als Warenwirtschaftsprogramme.

Während Warenwirtschaftsprogramme sich ausschließlich auf die Materialwirtschaft wie Wareneinkauf, Lager und Versand beschränken, bietet ein ERP-System die Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse miteinander zu verknüpfen. Dazu gehören die Bereiche:

  • Beschaffung und Materialwirtschaft
  • Produktion
  • Vertrieb
  • Personalwesen
  • Buchhaltung und Rechnungswesen
  • Customer-Relationship-Management (CRM)
  • Controlling

Die Aspekte der Unternehmenssteuerung und der Produktionsplanung spielen hier eine zentrale Rolle, denn nur wenn alle vorhandenen Faktoren und Informationen einbezogen werden können, können sich die Strategie und die Geschäftsprozesse am tatsächlichen Bedarf orientieren. Ein Warenwirtschaftsprogramm sorgt also für einen möglichst reibungslosen Materialfluss innerhalb der Produktion und Fertigung, während eine ERP-Software dabei unterstützt, das gesamte Unternehmen erfolgreich zu führen.

ERP-Software fĂĽr kleine, mittlere und groĂźe Unternehmen

Als die ersten ERP-Systeme in den 1980er Jahren entstanden, wurden diese zunächst von großen Unternehmen und Konzernen genutzt. Das hat sich mittlerweile geändert, denn auch für KMU haben sich die Anforderungen geändert. Auch sie stehen in einem globalisierten Wettbewerb und auch sie benötigen die Digitalisierung und eine vorausschauende Planung, um an einem sich ständig ändernden Markt mit Krisen und zukunftsweisenden Herausforderungen wie dem Umwelt- und Klimaschutz langfristig bestehen zu können. Daraus ergab sich ein ganz neues Potenzial für die Hersteller, die selbstverständlich auf die veränderte Zielgruppe reagiert und spezielle ERP-Lösungen für KMU entwickelt haben. Das hat zur Folge, dass es mittlerweile eine Vielzahl von Angeboten gibt, die genau geprüft werden sollten, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Denn eine Fehlentscheidung kostet nicht nur Geld. Sie verringert auch die Produktivität und die Bereitschaft der Belegschaft, die Digitalisierung zu unterstützen.

Das bedeutet: Je besser die Softwarelösung auf die Branche und das Unternehmen zugeschnitten ist, desto erfolgreicher wird damit gearbeitet. Auch die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche und die Bedienerfreundlichkeit sind zentrale Elemente, die die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden fördern.


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Das Ist Bei Der Umsetzung Eines ERP-Projektes Zu Beachten

Ein Enterprise Resource Planning System im Unternehmen einzuführen, bedeutet weit mehr, als eine neue Software zu implementieren. Es handelt sich um eine grundlegende Veränderung, da das neue ERP-System abteilungsübergreifend eingesetzt wird und ggf. andere, vorhandene Software und Arbeitsschritte ersetzt. Damit das Projekt zum Erfolg wird, sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

  • kompetentes Projektteam bilden
  • abteilungsĂĽbergreifendes Verständnis entwickeln
  • klare Zielvorgaben setzen
  • Anforderungen klar definieren, damit die geeignete ERP-Software ausgewählt werden kann
  • realistischen Zeitplan entwickeln
  • Mitarbeiter einbeziehen
  • professionelle UnterstĂĽtzung suchen

Das bedeutet für die beteiligten Personen, dass sie lernen müssen, über Abteilungsgrenzen und Zuständigkeiten hinwegzudenken. Daher sind transparente Prozesse und Abläufe wichtig. Es darf außerdem keine Angst vor Kompetenzverlust geben, wenn zum Beispiel bestehende Aufgaben durch das System wegfallen. Hier ist es Aufgabe der Personalverantwortlichen, Ängste zu nehmen und Vorteile aufzuzeigen, um einen Boykott zu vermeiden.

Die richtige ERP-Lösung finden

Die Entscheidung, Enterprise Resource Planning im Unternehmen einzuführen ist vielleicht schnell getroffen, doch für die Auswahl der geeigneten Software und die Umsetzung des Projektes sollte ausreichend Zeit zur Verfügung stehen. Die Einführung einer ERP-Software ist nämlich von enormer Tragweite für alle Unternehmensbereiche, deshalb sollte sie auch alle Bereiche adäquat abdecken.

Um herauszufinden, welches Enterprise-Resource-Planning-System geeignet ist, empfiehlt es sich ein Lastenheft zu erstellen. In diesem werden alle Anforderungen, die das Unternehmen an eine neue ERP-Lösung hat, zusammengestellt. Hier ist es wichtig auch vorhandene Software-Lösungen zu berücksichtigen, die in das ERP-System integriert werden müssen. Dazu zählen branchenspezifische IT-Lösungen, CAD-Systeme, CRM oder Online-Shops im Bereich E-Commerce. Eine entsprechende Beratung durch einen Experten, der sich auch mit der IT-Infrastruktur auskennt, ist von Vorteil.

Das erstellte Lastenheft ist dann die Basis, um Angebote verschiedener Hersteller miteinander vergleichen zu können. Unsere Empfehlung: Geh keine Kompromisse ein, die dir von Beginn an Bauchschmerzen bereiten. Eine halbherzige Lösung wird im Unternehmensalltag nicht funktionieren. Die Defizite des Systems werden erfahrungsgemäß stärker wahrgenommen und dadurch die Vorteile ĂĽberwiegen, sodass das gesamte ERP-Projekt zu scheitern droht – mitsamt den Investitionskosten.  

Arten der ERP-Bereitstellung

Moderne ERP-Systeme können auf drei unterschiedliche Arten in die IT-Struktur implementiert und genutzt werden: On-Premise, als hybrides ERP oder als Cloud-ERP. Das klassische Modell der ERP Nutzung ist das On-Premise-ERP, ein Lizenzmodell, bei dem die Software in der Regel vor Ort installiert wird. Das Unternehmen ist für die Installation und Wartung der benötigten Hard- und Software selbst verantwortlich.

Am beliebtesten sind mittlerweile allerdings Cloud-Lösungen, da diese Unabhängigkeit von der Hardware bieten und auch Wartungsaufgaben an einen Dienstleister abgegeben werden. Hier wird die ERP-Software als Software-as-a-Service angeboten – also auf Abonnementbasis über das Internet. Mit einer Cloud-ERP-Lösung setzt Dein Unternehmen zu dem auf modernste Technologien für die Produktion und den Produktionsprozess . Mit einem Cloud-ERP-System wird Enterprise Resource Planning zudem Standort unabhängig sodass die Software auch vom Produktionsstandort getrennt

Wer eine Kombination aus beiden Welten wĂĽnscht, kann sich fĂĽr ein Hybrides ERP entscheiden. Dabei sind einige Anwendungen lokal installiert und andere ĂĽber die Cloud abrufbar.

Möchtest du herausfinden, welches ERP-System für dein Unternehmen geeignet ist? Dann lass dich von uns beraten. Wir finden gemeinsam die passende Lösung und unterstützen bei der Umsetzung. Auch im Bereich Förderung unterstützen wir gern, denn es gibt unterschiedliche Förderprogramme, die die Digitalisierung voranbringen sollen – wäre doch schade, diese Chance nicht zu nutzen, oder?

Also nimm Kontakt zu uns auf.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Welche ERP Systeme gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von ERP-Systemen. Die Auswahl der richtigen ERP-Lösung ist abhängig von der Größe des Unternehmens bzw. der Organisation und von der Branche. Neben Basismodulen bietet jedes System spezifische Module, die je nach Bedarf ergänzt werden können – zum Beispiel fĂĽr Produktion und Fertigung. Die Verwaltung erfolgt ĂĽber eine zentrale Datenbank. Zu den klassischen Lösungen zählen Microsoft Dynamics, Microsoft Dynamics 365 Business Central, e.bootis-ERPII und abas ERP.

Ab wann lohnt sich ein ERP System?

Enterprise Resource Planning ist für Unternehmen und Organisationen in allen Branchen und Größen relevant, die den Wunsch haben, ihre Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Kleine und mittelständische Unternehmen auch aus den Bereichen Produktion und Fertigung profitieren vor allem von einem ERP-System, wenn sie wachsen wollen oder wenn Veränderungen anstehen. Das gilt auch für Start-ups.

Wie viele ERP Projekte scheitern?

Grob geschätzt laufen nur etwa ein Drittel aller ERP-Projekte nach Plan. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass etwa zwei Drittel nicht nach Plan verlaufen und teilweise sogar scheitern.

Warum scheitern ERP Projekte?

Grundsätzlich gibt es viele verschiedene Faktoren, die zum Scheitern eines ERP-Projektes führen können. Das liegt an der großen Komplexität des Themas. Die Hauptursachen, warum ERP Projekte scheitern, sind auf falsche Zielvorstellungen, eine schlechte Beratung und einen zu leichtfertigen Umgang mit der Thematik zurückzuführen. Ein häufiger Fehler ist zum Beispiel, dass sich nicht die Zeit genommen wird, ein Lastenheft zu führen beziehungsweise, dass es nicht vollständig ist. Das führt zu einer Produktauswahl, die nicht den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht und daher unzureichende Ergebnisse liefert. Die Beratung durch einen Experten ist aufgrund der hohen Komplexität ratsam. Wir unterstützen unsere Kunden unter anderem aus den Bereichen Produktion und Fertigung mit unserer Erfahrung und unserem Know-how bei der erfolgreichen Umsetzung deines ERP-Projektes.

Wozu benötigt man ein ERP System?

Eine ERP-Lösung ist dazu da, die vorhandenen Ressourcen des Unternehmens planen und steuern zu können. Dabei können verschiedenste Geschäftsprozesse wie Produktion, Fertigung, Personal und Finanzen betrachtet und miteinander verknüpft werden, um das Unternehmen ganzheitlich zu steuern.

Welche ERP Systeme gibt es fĂĽr Produktionsunternehmen?

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl von ERP-Anbietern und modernen ERP-Systemen, die dank einzelner Module auch speziell für den Einsatz in produzierenden Unternehmen geeignet sind. ERP übertrifft die klassischen PPS-Systeme (Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme), denn es bietet die Möglichkeit, weitere Unternehmensressourcen wie Personal und Finanzen planen zu können. Die Aspekte Produktionsplanung und Steuerung des Produktionsprozesses sind im ERP integriert. Ein Beispiel für einen etablierten Anbieter von ERP-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Produktion, Fertigung, E-Commerce und viele mehr ist Microsoft Dynamics. Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt es auch eine Cloud-Lösung. Außerdem zählen e.bootis-ERPII und abas ERP zu den führenden ERP-Anbietern für kleine und mittelständische Produktionsbetriebe. Um die passende Lösung für den individuellen Produktionsprozess zu finden, sollte ein Lastenheft erstellt und eine Beratung hinzugezogen werden.

Welche Förderungen gibt es für die Einführung von ERP Systemen?

Eine ERP-Software bietet eine groĂźe Auswahl von ERP-Funktionen, die in einer gemeinsamen Datenbasis verwaltet werden. Dabei stellt die Planung der Fertigung einen wesentlichen Baustein dar. FĂĽhrende Anbieter von ERP-Software fĂĽr die Planung der Fertigung von KMU sind neben Microsoft Dynamics abas ERP und e.bootis-ERPII.

Welches ERP fĂĽr die Fertigungsplanung?

Das Vorantreiben der Digitalisierung ist eines der zentralen Anliegen der Bundesregierung und auch die Bundesländer haben Förderprogramme aufgelegt, die es besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen erleichtern, ein ERP-System einzufĂĽhren. Denn neben dem Zeit- und Planungsaufwand entstehen weitere Kosten zum Beispiel fĂĽr die richtige Softwarelösung, die in der Summe fĂĽr kleine Betrieb nur schwer zu stemmen sind. Es gibt je nach Bundesland unterschiedliche Förderprogramme mit individuellen Antragsvoraussetzungen. Da die Angebote und Anforderungen fĂĽr Laien häufig unĂĽbersichtlich sind und ein falsch ausgefĂĽlltes Formular zu Verzögerungen oder sogar zur Ablehnung der Förderung fĂĽhren können, unterstĂĽtzen wir unsere Kunden während des gesamten Förderprozesses – von der Auswahl der passenden Förderung ĂĽber die Antragstellung bis zur ERP-EinfĂĽhrung.  

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